7 Publipostage (par courriels)
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7.1 Définition
Le Publipostage est l’opération qui consiste à envoyer à plusieurs destinataires le même courriel, avec pour chacun d’eux des éléments variables qui ne correspondent qu’à un seul destinataire, comme son nom, son prénom, son téléphone… Étudions ici un publipostage par courriels.
Les courriels sont donc individualisés ou personnalisés. Cela peut initialiser une campagne de communication en prévenant des Clients, des Prospects, les membres d’un club ou d’une association… sur l’organisation d’un évènement, ou son déroulement.
7.2 Les moyens
Cette technique nécessite la mise en œuvre de trois progiciels :
Word va servir à la conception du courriel type qu’il faudra envoyer à chaque destinataire.
Excel va fournir tous les éléments variables qui seront insérés automatiquement dans le courriel.
Cette insertion s’appelle la fusion des documents.
La fusion finale se fera dans Outlook, sans intervention manuelle.
7.3 Réalisation
7.3.1 Préparation du courriel générique
Pour cela créez avec Word le document complet à faire parvenir aux destinataires.
Tous les paragraphes doivent exister tels qu’ils seront reçus et lus.
Utilisez les styles de paragraphes adaptés à ce type de document. Ajustez au mieux ces divers éléments de manière à les rendre les plus percutants possible.
Servez-vous d’éléments factices de longueurs appropriées pour simuler au maximum les informations variables et mesurer leurs impacts sur la présentation dans la version finale.
N’oubliez pas d’ajouter la signature électronique qui apparaît dans tous les courriels qui sont envoyés avec l’Utilisateur par défaut qui est défini dans Outlook.
Ouvrez Outlook et cliquez sur Fichier pour obtenir les informations sur le compte.
Identifiez (vous avez la possibilité de modifier) l’émetteur par défaut.
Si vous modifiez cet émetteur, n’oubliez pas de le restituer en toute fin des envois.
Dans la même page, en bas cliquez sur Options. À gauche, sélectionnez la section Courrier, à gauche, puis cliquez, à droite, sur le bouton Signatures…
Dans le formulaire qui s’ouvre, sélectionnez tout le contenu de la fenêtre située en bas :
Texte + Logo et copiez le tout dans votre courriel, en dernière ligne.
7.3.2 Préparation de la base de données
Lancez Excel et ouvrez un nouveau classeur.
Importez les données si celles-ci existent dans un autre document ou sous un autre format.
Donnez un nom parlant à la feuille qui contiendra les données.
Définissez les entêtes par des noms que vous utiliserez dans le document Word.
Formattez les colonnes de manières que toutes les données que vous allez saisir s’affichent toujours correctement.
Vous n’oublierez pas de faire figurer les adresses électroniques dans un champ Courriel.
Si les données n’existent pas, saisissez toutes les références qui devront (ou qui pourront, car ce n’est pas une obligation) apparaître dans le publipostage.
Enregistrez le classeur sous un nom, qu’il vous sera facile de retrouver, dans le répertoire que vous estimez le plus approprié, sur votre machine, en prenant soin de conserver active la feuille contenant les données à utiliser.
La plupart du temps, un classeur peut se contenter de ne contenir qu’une seule feuille : il est donc conseillé de ne conserver que cette feuille et supprimer toutes celles qui sont inutiles.
Enregistrez puis fermez le classeur.
7.4 Mise en œuvre
7.4.1 Le modèle de courriel
Ce type de document n’aura pas les blocs d’adresse comme par voie postale, mais une ligne d’Objet qu’il faudra alimenter avant l’envoi réel.
Soit le modèle de courriel à faire parvenir à tous les destinataires de la base de données :
Vous imaginez bien que vous n’enverrez pas toutes les lettres à Monsieur Paul Durand.
Cette civilité, le prénom et le nom sont un groupe de termes indissociables, mais variables.
Dans le corps du message, il y a des éléments qu’il faut aussi accorder avec la civilité du destinataire comme l’invite : Monsieur ou Madame.
Un Monsieur sera « satisfait » mais une dame ou une demoiselle devra être « satisfaite ».
Plus loin, nous adressons nos félicitations à ce « cher Monsieur » ou à cette « chère Madame ».
Tous ces éléments « variables » seront tous entièrement définis dans la base de données qu’il faut maintenant constituer, ou récupérer, et adapter pour qu’elle corresponde à notre besoin.
7.4.2 La base de données
Tous les éléments variables et qui ont été mis en évidence ci-dessus devront avoir un champ (ou colonne) qui contiendront les données à remplacer. Cela donne le tableau suivant :
Prenez modèle sur les entêtes proposés (ligne 1) pour pouvoir, dans l’étape suivante, relier les champs aux textes à remplacer.
Vous pourrez utiliser avantageusement les possibilités d’Excel pour avoir automatiquement des champs variables complémentaires, comme les accords « satisfait / satisfaite » tout comme « cher / chère ». Vous écrirez les formules suivantes en F2 et G2 :
Formule en F2 : =SI(A2= »Monsieur »; »cher »; »chère »)
Formule en G2 : =SI(A2= »Monsieur »; »satisfait »; »satisfaite »)
Vous recopierez ces formules sur toutes les lignes de la base de données.
Vous nommerez, par exemple, la cellule F1 : Variable1 et la cellule G1 : Variable2.
Nota : Word possède sa propre gestion des variables SI(…) qui s’appelle Règles, et que vous trouvez dans la section Champs d’écriture et d’insertion de l’onglet Publipostage. Elle est beaucoup moins puissante (un seul niveau d’imbrication est disponible) que la version disponible dans Excel (7 niveaux combinables avec des ET et des OU).
En revanche elle offre d’autres possibilités : à découvrir absolument !
7.4.3 La fusion des documents
Pour vous faciliter les tâches suivantes, affichez les marques des paragraphes avec le bouton (¶) dans la section Paragraphe de l’onglet Accueil :
Cet affichage vous permettra de positionner plus précisément les zones de textes variables dans le document Lettre de base que vous venez de créer et qu’il faut maintenant adapter à la situation.
Dans l’onglet Publipostage et la section Démarrer la fusion et le publipostage, cliquez sur Démarrer la fusion et le publipostage.
Une liste déroulante vous est présentée : sélectionnez la dernière proposition, tout en bas : Assistant Fusion et publipostage pas à pas…
Un volet Publipostage s’ouvre à droite sur votre écran.
La suite des opérations va se dérouler depuis ce volet.
Vous pouvez déjà voir qu’il va falloir passer par 6 étapes pour obtenir vos documents.
Dans cette Étape 1 sur 6 qui utilise le document de base, cochez la proposition Courriers (ce nom est ambigu !).
En bas du volet, cliquez sur Suivante : Document de base.
Vous arrivez à l’Étape 2 sur 6 avec un nouveau volet :
Vous conservez l’option Utiliser le document actuel.
En bas du volet, vous avez le choix de revenir à l’étape précédente, ou de passer à la nouvelle étape : Suivante : Sélection des destinataires
Vous arrivez ainsi à l’Étape 3 sur 6 pour la sélection des destinataires.
Vous conservez l’option proposée : Utilisation d’une liste existante, et dans la section Utilisation d’une liste existante, cliquez sur Parcourir… pour ouvrir la base de données que vous avez créée.
L’explorateur de documents s’ouvre. Recherchez puis sélectionnez le fichier Excel dans le répertoire où vous l’avez enregistré.
Cliquez sur le bouton Ouvrir. Le formulaire ci-contre s’ouvre.
Confirmez votre choix avec le bouton OK :
Le formulaire ci-dessous s’ouvre. Dans la liste des feuilles qui trouvées dans le fichier, sélectionnez celle qui va vous être utile :
Cliquez sur OK.
Important : Les deux documents Word et Excel utilisés sont maintenant liés électroniquement. Ils ne peuvent plus être déplacés dans d’autres répertoires !
Une fenêtre s’ouvre et vous pouvez retrouver les saisies que vous avez effectuées.
Vérifiez que tous les destinataires sont précédés par une case à cocher activée.
Vous pouvez ici décocher toutes les cases des destinataires à qui vous ne souhaitez pas envoyer le courriel (cas des listes existantes).
D’autres actions sont toujours possibles : le tri ou le filtrage des destinataires, la vérification des adresses…
Le choix du fichier que vous venez de réaliser n’est pas définitif.
En effet, dans le volet de sélection des destinataires, la commande Parcourir… s’est transformée en Sélectionner une autre liste… pour compenser une erreur de choix.
Une fois la liste des destinataires effectuée, passez à l’étape Suivante : Écriture de votre lettre. Comme aucun texte variable n’a été défini dans la lettre, il faut donc procéder à leur création.
Dans notre cas, seuls les Autres éléments… vont nous intéresser. Cliquez sur cette option.
Un nouveau formulaire s’ouvre et affiche la liste des champs trouvés dans le fichier Excel.
Il faut maintenant dire à Word à quels emplacements du document il faut placer ces champs.
Dans la lettre, sélectionnez le premier terme Monsieur, en évitant de sélectionner l’espace qui suit.
Dans le dernier formulaire ouvert, sélectionnez Civilité, puis cliquez sur le bouton Insérer puis Fermer.
Monsieur se transforme en «Civilité». Procédez de la même façon avec la seconde occurrence de Monsieur.
Dans la lettre, sélectionnez le terme Paul, en évitant de sélectionner l’espace avant et celui qui suit.
Pour les variables suivantes, à partir de maintenant, vous pouvez continuer à utiliser la procédure décrite ci-dessus, ou adopter celle décrite ci-après.
Dans la section Champs d’écriture et d’insertion de l’onglet Publipostage, cliquez su la partie inférieure du bouton Insérer un champ de fusion (avec la flèche) :
Une liste déroulante apparaît avec tous les champs disponibles.
Sélectionnez le champ Prénom. Le nom du champ vient remplacer le texte sélectionné.
Paul se transforme en «Prénom».
Procédez ainsi jusqu’à remplacement de tous les éléments variables.
Si l’on revient à la première méthode décrite ci-dessus cela devient :
Dans le dernier formulaire ouvert, sélectionnez Prénom, puis cliquez sur le bouton Insérer puis Fermer.
Paul se transforme en «Prénom».
Dans la lettre, sélectionnez le terme Durand, en évitant, bien sûr, de sélectionner la marque de paragraphe.
Dans le dernier formulaire ouvert, sélectionnez Nom, puis cliquez sur le bouton Insérer puis Fermer.
Procédez de la même façon avec la seconde occurrence de Durand.
Procédez ainsi avec tous les éléments qui doivent être adaptés et dont les noms figurent dans la liste des champs de la base de données, y compris pour les Variable1 et Variable2.
Pour le Cadeau, vous sélectionnerez, bien sûr, cadeau, sans l’espace qui le précède, ni le point final.
Votre document final, hors valeurs des champs, ressemble alors à ceci :
Passez à l’Étape 5 sur 6 en cliquant sur Suivant : Aperçu de vos lettres.
Word affiche maintenant la première lettre avec les éléments variables qui y ont été définis.
Vous pouvez faire défiler les différents courriels créés en utilisant les boutons << ou >>.
Word précise même sur quel numéro de courriel vous vous trouvez actuellement (ici Destinataire : 1).
Vous remarquerez enfin que des modifications, des ajustements et des exclusions sont encore disponibles avec les commandes associées.
Il faut aussi vérifier que pour une Cliente, les accords soient respectés.
Pour cela, il suffit de sélectionner la lettre adéquate.
Ce premier courriel est destiné à un Monsieur :
Ce second est correctement adressé à une dame :
Vous devrez, à ce stade vérifier qu’aucune zone de fusion est surlignée ou colorée, et que les espaces, points ou virgules sont bien présents aux endroits prévus à l’origine !
Vous pourrez ainsi Vérifier les champs de fusion avec la méthode décrite dans le prochain paragraphe (1.4.4) ou terminer avec l’envoi des courriels, comme ci-dessous.
Pour passer à l’Étape 6 sur 6, cliquez sur Suivante : Fin de la fusion.
Vous pouvez maintenant lancer la création des courriels avec la commande Courrier….(terme ambigu !)
Un nouveau formulaire s’affiche :
Vous devez définir à qui seront envoyés les courriels en sélectionnant pour À : dans la liste déroulante proposée, le champ Courriel.
Dans la zone Ligne Objet : vous saisissez la raison de votre envoi, comme pour tous vos courriels réalisés manuellement. Ici, ce sera le Résultat du Grand Concours d’automne.
Dans la zone Format des messages : Sélectionnez Texte brut ou HTML.
Attention : en Texte brut, le courriel ne peut pas contenir d’images ou autres objets. Le texte n’aura aucune mise en forme, comme la couleur par exemple.
Pour Envoyer des enregistrements, vous pouvez choisir en premier lieu d’imprimer Tous les documents.
Vous pouvez choisir de n’envoyer que le courriel Enregistrement en cours afin de vérifier que dans la boîte d’envoi, pour celui-ci, tout semble correct.
Vous pouvez aussi choisir de n’envoyer qu’une série de courriels : De : …à : . Terminez la sélection par OK.
7.4.4 Vérifier les champs de fusion
La vérification des champs de fusion permet de s’assurer qu’aucun champ n’a été oublié, qu’il n’y a ni doublon, ni erreur de fusion.
Un simple clic sur ce bouton fait apparaitre votre texte avec, en surbrillance, tous les champs de fusion. Vous pouvez constater qu’aucun espace ou virgule et aucune marque de paragraphe ne sont surlignés.
7.4.5 Envoi des courriels
Si vous avez choisi de ne pas connecter votre machine sur le web, de manière à ne rien envoyer et/ou recevoir pendant votre création, ce qui est fortement conseillé, car cela permet de vérifier que le mailing complet est disponible dans la Boîte d’envoi de Outlook.
Ouvrez maintenant la Boîte d’envoi de Outlook pour vérifier que tous les messages sont bien présents et si vous en ouvrez un au hasard, que celui-ci est parfait.
Il ne vous reste plus qu’à connecter votre machine sur le web pour que les messages soient envoyés à leurs destinataires respectifs.
N’oubliez pas d’enregistrer vos documents lors de leur fermeture.
Remarque : Les documents Word et Excel qui ont été utilisés ici pourront de nouveau servir pour votre prochain publipostage…
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