Gestion des Notes de Frais :
Dans toutes les entreprises, l’enregistrement et la Gestion des Notes de frais représente une somme de travail administratif important qu’il convient de déléguer pleinement à la personne qui génère ces frais, et par conséquent en endosse toute la responsabilité.
Plusieurs versions ont été réalisées, elles permettent de connaître, par de simples clics créant des filtres adaptés, ou, via des formulaires, les dépenses de chaque personne, ou service, ou projet, en globalité ou par périodes (ou étapes) entièrement redéfinissables :
- Toutes les dépenses effectuées par/pour chaque personne,
- Toutes les dépenses effectuées par/pour un service,
- Toutes les dépenses sur une période redéfinissable,
- Toutes les dépenses affectées à une affaire,
- Toutes les dépenses concernant une phase de projet,
- Toutes les conditions décrites ci-dessus pouvant être utilisées et combinées, comme, par exemple, les dépenses de Pierre et Jaques sur toutes les Phases II de tous les Projets entre le premier janvier et le 30 juin.
Ces analyses permettent de mieux connaître les coûts réels, les personnes qui les génèrent, les motifs, les phases les plus gourmandes, et bien sûr de faire tous les rapprochements avec les études financières qui ont été faites en amont.
Elles permettent aussi de mettre en place les correctifs nécessaires en amont pour cerner au mieux les projets ainsi que les frais qu’ils sont en mesure de générer.
Ci-dessous est présenté un exemple de feuille de saisies parmi toutes celles réalisées. Elle correspond exactement à la demande du Client. Tous les calendriers se mettent à jour automatiquement, tout comme les mises en forme, afin de faciliter les saisies : début du mois, week-end, jours fériés. L’Application est très conviviale et possède plusieurs assistants à la saisie.
De plus, dans cet exemple, associées aux frais générés par le projet, le suivi des heures effectuées par les techniciens, saisies dans une seule vague, simplifie l’administration et la gestion de toutes les feuilles créées dans l’Entreprise.
